Historia del Sistema Integrado en la Provincia San José

• En la década del 2000 se inició un proceso de formación con un grupo representativo de instituciones de Colombia (colegios y centros preventivos, ambulatorios y cerrados). Esta formación se basó en la norma técnica ISO 9001.
• Esta norma buscaba —y aún busca— organizar a las empresas u organizaciones en su desarrollo productivo bajo un enfoque basado en procesos (entradas, actividades y salidas).
• Cada institución contaba con un mapa de procesos que no solo identificaba su quehacer, sino que también expresaba una identidad organizacional y provincial de manera práctica y visual. Los cuatro procesos definidos eran: Proceso de Gestión Directiva (PGD), Proceso de Gestión de Atención y Formación Integral (PGAFI), Proceso de Gestión Administrativa y Financiera (PGAF) y Proceso de Gestión Humana (PGH).
• El proceso de certificación inició con los colegios y posteriormente con los centros de atención, bajo la auditoría y aval del ente certificador Icontec. Estas certificaciones se realizaron entre 2001 y 2014.
• Dichas certificaciones evidenciaban la existencia de un sistema organizado que respaldaba la gestión de cada institución. En cada una había un responsable denominado «representante de la dirección», término utilizado en la edición de la norma vigente en ese momento.
• A nivel provincial también existía un responsable encargado de unificar y acompañar a las instituciones en auditorías internas y externas, generando una cultura organizacional. Esta estrategia permitió dar un mismo sentido al sistema, retroalimentando tanto a la provincia como a cada institución.
• El coordinador provincial lideraba reuniones donde se revisaban los avances y hallazgos de las auditorías. Esto permitía que las instituciones con mayores progresos compartieran su creatividad y propuestas de mejora con las demás.
• Existieron elementos unificadores que, en algunas ocasiones, derivaron en la consolidación de estrategias pedagógicas comunes y en respuestas más precisas a clientes contratantes como el ICBF, las secretarías de educación, las visitas de sanidad u otras entidades que realizaban seguimiento a la prestación de los servicios.
• Cada proceso podía avanzar e innovar sin afectar a los demás, gracias al acompañamiento transversal del coordinador provincial, quien no solo unificaba la documentación, sino también la formación de quienes ingresaban al Sistema de Gestión de la Calidad.
• Con la entrada en vigor del Decreto 1072 de 2015, varias instituciones amigonianas advirtieron que el Sistema de Gestión de la Calidad, por su estructura y aportes, podía vincular fácilmente el requisito legal del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST). Esto se debía a que la norma ISO 9001 ya implementada tenía capítulos ajustables a este nuevo requerimiento.
• En Colombia, además, varias organizaciones ya venían implementando Sistemas Integrados de Gestión que incluían calidad, seguridad y salud en el trabajo, y medio ambiente.
• Para la implementación de estos sistemas integrados, la ISO introdujo la “estructura de alto nivel”, que unifica los capítulos de las diferentes normas, evitando así la duplicidad de sistemas y facilitando su integración bajo un mismo enfoque.
• Hace cinco años se empezó a hablar del SIGEA (Sistema Integrado de Gestión Amigoniana), con los ajustes necesarios para su comprensión y aplicación a nivel provincial. Este sistema incluye las normas: ISO 9001 (Calidad), ISO 14001 (Ambiental), ISO 27001 (Seguridad de la Información), ISO 45001 (Seguridad y Salud en el Trabajo) y, próximamente, la ISO 21001 (Educación).
• Fue necesario diferenciar entre gestiones y procesos: a nivel provincial se habla de gestiones, y a nivel institucional, de procesos. Las gestiones corresponden a criterios y políticas provinciales transversales a todas las instituciones, no solo de Colombia, sino también de otros países que conforman la provincia, con el fin de ampliar el alcance del sistema de gestión.
• Considerando la realidad provincial, las exigencias legales y contractuales, así como las propias de la congregación y la provincia, se organizó que las gestiones dinamizaran y retroalimentaran los procesos institucionales, aportando insumos para la planeación, ejecución, validación y mejoramiento en cada uno de ellos.
• Así surgieron cinco gestiones: Gestión Amigo Calidad, Gestión Amigo Misión, Gestión Amigo Seguridad, Gestión Financiera y Gestión Amigo Humana, las cuales apoyan a los cuatro procesos institucionales, conformando lo que hoy se denomina SIGEA (Sistema Integrado de Gestión Amigoniano).